Bingung tentang memberikan nomor pada invoice? Itu hal yang wajar, apalagi jika Anda tidak paham akuntansi. Ada beberapa metode yang bisa digunakan dalam memberikan nomor invoice. Yuk coba cara mudah penomoran pada invoice!
Faktur (invoice) adalah dokumen yang menampilkan produk dan layanan yang diberikan bisnis kepada klien, dan menetapkan kewajiban kepada pihak klien untuk membayar bisnis, atas produk serta layanan yang diterimanya. Faktur sangat penting untuk bisnis kecil, karena faktur sendiri merupakan dokumen bisnis yang memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan bayaran atas layanan yang mereka berikan. Tidak hanya dalam bentuk pelayanan jasa, dalam sentra dagang pun, pedagang yang menjajakan dagangannya berhak untuk menerima pembayaran atas barang yang dijualnya.
Cara populer untuk membuat faktur adalah dengan menggunakan template faktur. Template tersebut sangat menghemat waktu, sehingga Anda tidak perlu mengisi informasi yang sama setiap membuat faktur. Apabila Anda ingin yang lebih mahir dan terlihat profesional, Kledo juga memiliki menu untuk mengubah dan menyesuaikan template faktur sesuai kebutuhan lho!
Tentu saja, invoice memiliki tujuan yang penting dalam proses perusahaan mengirimkan faktur dan klien atau pelanggan menerimanya. Tidak hanya terkait dengan pertukaran dokumen dengan uang lho. Untuk bisnis kecil (UKM), faktur membantu dalam mempercepat proses pembayaran, dengan cara memberitahu pelanggan terkait jatuh tempo pembayaran, melalui dokumen tertulis tersebut. Sedangkan untuk klien, invoice memberikan informasi tentang pencatatan atas pengeluaran yang terorganisir dengan rincian sangat detail, dan dapat membantu untuk proses pembukuan.
Apa Itu Invoice?
Invoice (faktur), menurut Oxford English Dictionary, adalah daftar barang yang dikirimkan atau layanan yang diberikan, dengan pernyataan sejumlah nominal yang harus dibayarkan atas tagihan tersebut. Faktur merupakan kunci atau tulang punggung dari sistem akuntansi untuk bisnis sekelas UKM. Faktur ini juga berisi informasi terkait berapa banyak para pelanggan berhutang kepada Anda, kapan jatuh tempo, dan detail layanan atau barang yang Anda jual.
Apa Kegunaan dari Invoice?
Faktur digunakan sebagai dokumen atau bukti transaksi keuangan untuk akuntansi bisnis. Faktur berfungsi untuk mencatat seluruh transaksi penjualan yang terjadi, antara pemilik bisnis dengan klien dan pelanggannya. Selain dua hal tersebut, faktur juga digunakan oleh bisnis untuk berbagai tujuan, diantaranya yaitu:
- Meminta pembayaran tepat waktu dari klien,
- Melacak terjadinya transaksi penjualan, apabila terjadi case di kemudian hari,
- Melakukan kontrol atas persediaan, khususnya untuk bisnis pada sektor dagang,
- Untuk membuat laporan forecasting atau melaporkan penjualan di masa depan dengan menggunakan data historis, serta
- Mencatat pendapatan bisnis, terutama untuk pelaporan pajak.
Apakah ID Invoice itu?
ID invoice (faktur), yang biasa disebut sebagai nomor faktur, adalah nomor unik yang ditetapkan untuk setiap faktur yang dikeluarkan oleh perusahaan. Nomor faktur merupakan salah satu elemen pada faktur yang sangat penting. Hal tersebut dikarenakan nomor faktur ini dapat memungkinkan untuk bisnis dengan mudah untuk mengidentifikasi dan merujuk pada transaksi individu dengan klien.
ID faktur dapat menyertakan huruf dan angka. Meskipun faktur sebenarnya tidak perlu untuk diberikan nomor berurutan, Anda tetap harus membuat sistem ID faktur yang konsisten, dan memastikan tidak ada nomor yang ditetapkan lebih dari satu kali.
Bagaimana Cara Menetapkan Nomor Invoice?
Terdapat beberapa pendekatan berbeda yang dapat diterapkan bisnis, terutama UKM, untuk menetapkan nomor faktur, yaitu:
- Sekuensial
Pendekatan ini adalah cara yang paling mudah dalam membuat faktur. Metode sekuensial merupakan salah satu cara pembuatan faktur yang diadopsi oleh sebagian besar software akuntansi berbasis Cloud. Untuk memulai penetapan nomor yang berurutan, Anda dapat memulainya dengan nomor berapa saja (biasanya 1) dan menetapkan nomor berikutnya ke dalam urutan nomor tersebut.
Misalnya:
Invoice #001
Invoice #002
Invoice #003
Penomoran faktur yang berurutan memudahkan sistem untuk tetap konsisten pada manajemen data. Selain itu, untuk mencegah terjadinya duplikat data. Ingatlah bahwa nomor pada masing-masing faktur harus unik ya.
- Kronologis
Jika pada metode sekuensial hanya melihat urutan angka, maka untuk metode kronologis lebih mengutamakan urutan kejadian. Pada intinya, Anda harus mengurutkan semua faktur sesuai dengan tanggal pembuatannya. Oleh karena itu, rangkaian nomor pertama pada ID faktur akan selalu mengacu pada sebuah tanggal. Setelah tanggal tersebut, nomor faktur Anda juga akan menyertakan susunan angka unik yang ditetapkan ke faktur. Di sini, Anda dapat menentukan format tanggal apapun yang Anda suka dalam konsep kronologis.
Misal, apabila faktur dibuat pada tanggal 18 Juni 2020 dan nomor unik faktur adalah 0171. Maka, Anda bisa membuat susunan nomor faktur atas transaksi tersebut menjadi 18-06-2020-0171 atau 2020/06/18/0171, bahkan mungkin INV/18/06/20/0171. Semua keputusan kembali lagi ke Anda, bagaimana nomor faktur akan disusun pada metode kronologis ini.
- Berdasar ID Pelanggan
Beberapa bisnis juga menetapkan ID pelanggan yang unik untuk setiap customer. Selain metode sekuensial dan kronologis, Anda bisa menentukan penomoran faktur berdasar ID pelanggan. Penomoran invoice menggunakan ID pelanggan ini mirip dengan konsep penomoran secara kronologis. Penomoran kode pelanggan sendiri bergantung pada konsep yang ingin Anda gunakan, tidak ada aturan khusus. Sedangkan pada penomoran faktur, ID invoice akan dimulai dengan kode pelanggan, yang kemudian diikuti nomor unik di belakangnya.
Misal, Anda telah menetapkan ID pelanggan 5115 kepada customer. Ketika klien tersebut melakukan transaksi dengan nomor unik 317, dengan metode penomoran berdasar ID pelanggan, maka susunan nomor fakturnya adalah 5115-317. Mudah bukan?
- Menurut ID Proyek
Metode penomoran yang terakhir adalah berdasar ID proyek. Jika perusahaan mengerjakan sejumlah proyek pada satu waktu, dan tagihan dikirimkan kepada klien berdasarkan proyek tersebut. Maka, ada baiknya Anda menetapkan nomor faktur berdasar ID proyek. Metode penomorn faktur ini umumnya digunakan pada perusahaan konstruksi. Dalam penetapannya, bagian awal nomor faktur akan mengacu pada ID proyek, sedangkan bagian selanjutnya menjadi nomor urut yang unik, tentu saja untuk membedakan antara berbagai faktur pada masing-masing proyek secara khusus.
Misal, Anda akan membuat invoce untuk proyek 1145 pertama kalinya. Maka, susunan nomor invoice berdasarkan ID proyek bisa jadi adalah 1145-0001.
Bagaimana Cara Membuat Invoice untuk Klien ?
Setelah memahami tata cara penomoran yang bisa Anda gunakan dalam invoice, apakah penasaran dengan bentuk invoice? Bagaimana cara membuat invoice? Jaman sekarang, banyak sekali software akuntansi yang bisa Anda gunakan. Dengan begitu, faktur dapat dibuat dengan sangat mudah. Berikut contoh faktur yang dibuat melalui Kledo:
Pilihlah sesuai dengan kebutuhan dan budget perusahaan Anda untuk mendapatkan software akuntansi. Banyak software yang menawarkan manajerial keuangan bisnis, daripada hanya sekedar fitur billing. Lebih hebatnya lagi template faktur pada beberapa software tersebut bisa disesuaikan. Bukan hanya template, Anda juga bisa melakukan penyesuaian nomor faktur sesuai kebutuhan lho. Tak terkecuali Kledo, langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menyesuaikan template dan nomor invoice bisa dibaca pada tutorial.
Kledo tidak hanya menyediakan fitur billing yang bisa diubah baik template maupun penomoran invoice. Pada software ini, Kawan Kledo juga bisa melakukan kontrol transaksi jual-beli yang terjadi secara real time. Hal tersebut dikarenakan, laporan pada Kledo dapat diakses kapanpun dan di manapun Anda membutuhkannya. Yuk daftar Kledo sekarang, Anda bisa menikmati trial menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari lho. Tutorial pendaftaran Kledo bisa dibaca di sini ya!